Wir lieben Excel – aber eben nur bei der Buchhaltung

Excel ist ein bisschen wie der alte Werkzeugkoffer im Keller. Er hat schon unzählige Probleme gelöst, man kennt jedes Fach und jede Macke und irgendwie kommt er in jeder Situation zum Einsatz, egal ob es passt oder eben nicht. Charmant! Solange es um private To-Do-Listen oder die Steuererklärung geht. Aber in der Industrie? Da wird’s gefährlich.

Man kann sich leicht vorstellen, wie in manchen Fertigungen Produktionsdaten noch immer über USB-Sticks oder E-Mail verteilt werden. Während moderne Maschinen präzise und automatisiert Bauteile montieren, werden Kennzahlen manuell übertragen, kopiert und gepflegt. Das kann funktionieren, bis ein Zahlendreher, eine veraltete Datei oder ein Kopierfehler den gesamten Ablauf durcheinanderbringt. Und dann wird aus einer scheinbar einfachen Lösung plötzlich ein teures Problem.

Warum Excel in der Industrie zum Risiko wird

Excel ist nicht dafür gemacht, hunderte Sensoren gleichzeitig im Blick zu behalten, Maschinenzustände in Echtzeit zu erfassen oder Störungen automatisch zu melden. Excel weiß nicht, dass eine Abweichung im Temperaturverlauf in zwei Stunden zu einem Ausschlusslauf führen könnte. Excel macht einfach, was man ihm sagt und genau da liegt das Problem. In einer Welt, in der alles vernetzt ist, ist „nur tun, was man gesagt bekommt“ schlicht zu wenig.

Das ist nicht nur Bauchgefühl, sondern empirisch belegt:

• Laut einer Untersuchung von Powell, Baker & Lawson (Dartmouth College, 2009) enthalten reale Unternehmens-Spreadsheets im Schnitt 0,87 % bis 1,79 % fehlerhafte Formeln. Bei großen Tabellen oft deutlich mehr, manchmal bis zu 10%.
• Eine aktuelle Meta-Analyse von Poon et al. (2024) bestätigt, dass 94 % aller geschäftlich genutzten Tabellen mindestens einen kritischen Fehler enthalten.
• Die European Spreadsheet Risks Interest Group (EuSpRIG) warnt seit Jahren, dass Unternehmen kaum Qualitätssicherungsprozesse für ihre Tabellen etabliert haben. Das führt dazu, dass fehlerhafte Kalkulationen unbemerkt in Entscheidungsprozesse einfließen.

Kurz gesagt: Excel ist zuverlässig, solange Menschen keine Fehler machen. In einer industriellen Umgebung mit Tausenden Datenpunkten pro Sekunde ist das eine riskante Wette.

Flexibilität hat ihren Preis

Ironischerweise sind gerade die Unternehmen, die noch mit Excel arbeiten, überzeugt, besonders flexibel zu sein. Zum einen Stimmt das zwar, zum anderen bezahlt man diese Freiheit jedoch mit Unsicherheit, Fehleranfälligkeit und einer permanenten Abhängigkeit von einzelnen sogenannten „Excel-Gurus“, die als einzige den Formel-Dschungel verstehen.

Selbst kleine Ungenauigkeiten oder Versionskonflikte können Kettenreaktionen auslösen. Laut einer Studie der Universität Hawaii führen schon geringfügige Eingabefehler in bis zu 30 % der geprüften Fälle zu finanziellen Fehlentscheidungen (Ray Panko, University of Hawai‘i, 2015).

Der Umstieg – keine Revolution, sondern eine Erleichterung

Genau hier setzt der Wechsel auf ein integriertes, automatisiertes System an. Der Schritt klingt für viele wie ein Kraftakt, doch in der Praxis ist es oft eine spürbare Entlastung:

• Live-Daten statt Excel-Versionen: Statt Montagmorgen fünf Dateien aus verschiedenen Abteilungen zu öffnen, sieht man alle Daten auf einen Blick – aktuell, vernetzt, konsistent.
• Kein Rätselraten mehr: Ein Dashboard zeigt in Echtzeit Produktionsstatus, Lagerbestände und Maschinenverfügbarkeit.
• Früher reagieren statt später reparieren: Wenn eine Maschine außerhalb der Toleranz läuft, meldet das System automatisch – bevor ein Stillstand entsteht.
• Qualität sichtbar machen: Prüf- und Prozessdaten fließen automatisch ein, Abweichungen werden visualisiert. So wird Qualitätssicherung vom Nacharbeiten zum Vorausdenken.

Eine Untersuchung von McKinsey (2023) zeigt: Unternehmen, die Echtzeitdaten und Automatisierung konsequent nutzen, steigern ihre Anlageneffektivität um durchschnittlich 15 % und senken ungeplante Stillstände um bis zu 30 %.

Excel bleibt. Aber nicht als Leitwerkzeug

Excel wird nicht von der Bildfläche verschwinden und das ist auch gut so. Es ist ein großartiges Werkzeug, fast schon ein Klassiker. Aber für Prozesse, bei denen jede Minute Stillstand den Gegenwert eines Sportwagens kostet, ist es wie ein Schraubenzieher beim Hausbau: prinzipiell nützlich, aber völlig fehl am Platz. Wer in der Industrie immer noch auf Tabellen setzt, verlässt sich auf ein Werkzeug aus einer anderen Zeit und wundert sich, wenn es im Hier und Jetzt nicht mehr mithalten kann.

Der erste Schritt ist oft kleiner, als man denkt

Was für viele Überraschend ist, ist dass der Schritt in die Zukunft oft weniger ein Sprung als ein Spaziergang ist. Es ist der Moment, in dem man alte Gewohnheiten abstreift und merkt, wie leicht sich Entscheidungen treffen lassen, wenn alle dieselben, aktuellen Daten sehen. 

Und am Anfang steht nur eine einfache, aber unbequeme Frage: Will ich meine Produktion wirklich mit demselben Tool steuern, mit dem ich auch meinen nächsten Sommerurlaub plane?

Ihr nächster Schritt

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